ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN.

El análisis de la organización verifica cual es el comportamiento de la organización, como se efectúa su crecimiento, a qué se debe su crecimiento, cómo están relacionados el ambiente social y el ambiente físico con su crecimiento, como planea la organización sus productos y el entrenamiento.

Cuadro No. 3.13. Sistemas involucrados en la programación de entrenamiento.

NIVEL DE ANÁLISIS	SISTEMA
Análisis organizacional	Sistemas Organizacional
Análisis de los recursos humanos	Sistema Programación - Subsistema de Entrenamiento
Análisis de operaciones y tareas	Sistema de Planificación - Subsistema de Análisis de puestos

Fuente: Elaboración propia.

El análisis organizacional no sólo implica un estudio de la empresa como un todo, sino que ayuda a responder el interrogante acerca de lo que debe enseñarse en términos de un plan, y establece sobre todo la FILOSOFIA DEL ENTRENAMIENTO para toda la empresa.

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO.

La determinación de necesidades de entrenamiento se realiza en tres diferentes niveles:

a) Análisis de la organización.
b) Análisis de los recursos humanos.
c) Análisis de las operaciones y tareas.

Estos análisis involucran a los sistemas que se presentan en el cuadro No. 3.13.

PROCESO DE ENTRENAMIENTO.

El aprendizaje es un cambio del comportamiento y ocurre día tras día en todos los individuos. El entrenamiento simplemente trata de orientar tales experiencias del aprendizaje hacia lo positivo y benéfico, y complementarlas y reforzarlas con actividad planeada, con el fin de que los empleados en todos los niveles de la empresa puedan desarrollar con mayor rapidez sus conocimientos y aquellas actitudes y habilidades que los beneficiarán a sí mismos y a la empresa.

El entrenamiento implica necesariamente un proceso compuesto por cuatro etapas:


a) Determinación de las necesidades de entrenamiento.
b) Programación del entrenamiento.
c) Implementación y ejecución.
d) Evaluación de resultados.

La secuencia del proceso de entrenamiento se presenta en la figura No. 3.11.
Figura No. 3.11. Proceso de Entrenamiento.

Fuente: Chiavenato, I. "Administración de Recursos Humanos".

Cada una de las etapas del proceso de entrenamiento se verán a continuación:

BENEFICIOS DEL ENTRENAMIENTO.

La capacitación a todos los niveles constituye una de las mejores inversiones en recursos humanos, y una de las principales fuentes de bienestar para el personal de la empresa. Las razones para brindar capacitación son numerosas, entre estas están:

a) BENEFICIOS PARA LA EMPRESA.
 Ayuda al personal a identificarse con los objetivos de la empresa.
 Mejora la relación jefes - subordinados.
 Promueve el desarrollo con vistas a la promoción.
 Aumenta la productividad y la calidad del trabajo.
 Promueve la comunicación a toda la organización.
 Eleva la moral de los trabajadores.
 Agiliza la toma de decisiones y la solución de problemas.
 Mejora el conocimiento del puesto a todos los niveles.

b) BENEFICIOS PARA EL EMPLEADO.
 Ayuda al empleado para la toma de decisiones y solución de problemas.
 Aumenta la confianza y la posición asertiva.
 Forja líderes y mejora las aptitudes comunicativas.
 Sube el nivel de satisfacción con el puesto.
 Permite el logro de metas individuales.
 Desarrolla un sentido de progreso en diversos campos.

PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO DE RRHH.

Incluso después de un programa de orientación, los nuevos empleados están en posición de desempeñarse satisfactoriamente. Con mucha frecuencia, es preciso entrenarlos en las labores para las que fueron contratados. Incluso los empleados con experiencia que son ubicados en nuevos puestos pueden necesitar capacitación para desempeñar adecuadamente su trabajo. Aunque el entrenamiento o capacitación auxilia a los miembros de la empresa a desempeñar su trabajo actual, sus beneficios pueden prolongarse a toda su vida laboral y pueden auxiliar en el desarrollo de la persona para cumplir futuras responsabilidades.

El entrenamiento es un proceso educacional a corto plazo aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, aptitudes y habilidades en función de objetivos definidos.

TEMAS DE LA ORIENTACIÓN.

Los temas cubiertos por el programa de orientación comprende dos amplias categorías:

1. Temas de interés general.
Información relevante para todos los empleados.

2. Temas de interés específico.
Dirigidos en especial a los trabajadores de determinados puestos.

A continuación se presentan los temas del programa de orientación:

1. TEMAS DE LA EMPRESA EN GENERAL.
• Historia de la empresa.
• Estructura organizativa de la empresa.
• Nombre y funciones de los ejecutivos principales.
• Estructura de edificios e instalaciones.
• Periodo de prueba.
• Normas de seguridad.
• Línea de productos.
• Descripción del proceso productivo.
• Políticas y normas de la empresa.

2. PRESTACIONES Y SERVICIOS AL PERSONAL.
• Política salarial y de compensación.
• Vacaciones y días feriados.
• Capacitación y desarrollo del personal.
• Seguros individuales.
• Programas de jubilación.
• Servicios médicos.
• Servicios de cafetería y restaurante.

3. PRESENTACIONES.
• Al jefe inmediato superior.
• A los compañeros de trabajo.
• A los subordinados.

4. FUNCIONES Y DEBERES ESPECIFICOS.
• Ubicación del puesto de trabajo.
• Labores a cargo del empleado.
• Normas específicas de seguridad.
• Objetivos del puesto.
• Descripción del puesto.
• Relación con otros puestos.

Este programa de orientación puede ser presentado mediante un sistema audiovisual (videotape) y complementado mediante el manual de organización y funciones de la empresa, en el cual se describen las políticas de la empresa, organización, funciones, puestos de trabajo y otros temas relacionados.

El jefe inmediato superior es el encargado de realizar las presentaciones de las personas directamente relacionadas con el puesto, empezando con los compañeros de trabajo, los subordinados si existen y los jefes inmediatos.

Uno de los principales beneficios derivados de la aplicación del programa de orientación estriba en la reducción del nivel de ansiedad del nuevo empleado. Cuando se reduce el nivel de ansiedad, es más probable que se desempeñen bien las nuevas responsabilidades, al sentirse mejor ubicado, y por lo tanto el empleado requerirá menos atención por parte del supervisor.

OBJETIVOS DE LA ORIENTACIÓN.

Al aplicar el programa de orientación a los nuevos empleados se tienen en cuenta los siguientes objetivos:

• Aprender los procedimientos del trabajo.
• Establecer relaciones con los compañeros, incluidos los subordinados y los superiores, y adaptarse a la forma de hacer las cosas en la empresa.
• Fomentar entre los empleados un sentimiento de participación, al mostrarles cómo encaja su trabajo en la organización de la empresa.

PROGRAMA DE ORIENTACIÓN DE RRHH.

El programa de orientación empieza justo antes de que la persona ingrese a la empresa, ya que las actividades como el reclutamiento, las entrevistas previas del trabajo, las entrevistas de selección y otras actividades de reclutamiento y selección envían señales a los empleados potenciales.

Los programas de orientación incluye el aprendizaje, así como abandonar ciertos valores, actitudes y comportamientos conforme el reclutado aprende las metas de la empresa, los medios para lograrlas, las responsabilidades básicas del puesto de trabajo, los comportamientos de trabajo efectivos y las reglas laborales. Gran parte de esto se aprende en el lugar de trabajo, con los compañeros y los equipos de trabajo.

SUBSISTEMA DE PROGRAMACIÓN DE RRHH.

Cuando se contrata a un nuevo empleado o se reubica en un puesto diferente a uno antiguo, es necesario que a esa decisión siga un proceso de orientación. Sin un sólido programa de orientación, la productividad del empleado y la calidad de la vida laboral pueden sufrir dificultades serias y no llegar a alcanzar su potencial.

La sola orientación no es suficiente, los encargados de los diferentes puestos necesitan ser capacitados, tanto para desempeñar sus funciones actuales como para ejercer nuevas responsabilidades en el futuro. Además, los empleados desean desarrollarse como personas y especialmente como profesionales y ser promovidos a puestos superiores, etc.

Por lo que la empresa ha creado seis programas para los recursos humanos, que son:

1) Programa de Orientación para los Recursos Humanos.
2) Programa de Entrenamiento para los Recursos Humanos
3) Programa de Promoción para los Recursos Humanos.
4) Programa de Desarrollo de Recursos Humanos.
5) Programa de Vacaciones.
6) Programa de Trabajo.

Cada uno de estos programas se verá a continuación con detenimiento.

ADMISIÓN.

El proceso de selección concluye con la comunicación con los candidatos que no fueron seleccionados. Este detalle se realiza para mantener una buena imagen de la empresa y por que el grupo de personas rechazadas incluye una inversión en tiempo y evaluaciones, y de él puede surgir un candidato idóneo para otro puesto, por lo que se debe conservar los expedientes.

El candidato contratado pasa al PROGRAMA DE ORIENTACIÓN, que se verá más adelante.

EXAMEN MÉDICO.

Existen poderosas razones para llevar a la empresa a verificar la salud de su futuro personal. Desde el deseo natural de evitar la contratación de una persona que padece una enfermedad contagiosa o no, y que va a convivir con el resto de los empleados; la prevención de accidentes de trabajo, pasando por el caso de personas que se ausentarán con frecuencia debido a constantes quebrantos de salud; hasta el cumplimiento de la ley general del trabajo en su capítulo de riesgos profesionales.

Si los resultados del examen médico no son favorables, lastimosamente se debe rechazar la contratación del solicitante y pasar al siguiente candidato. Pero si los resultados del examen no tienen observación alguna, se procede a la contratación del postulante.

ENTREVISTA CON EL SUPERIOR.

Hasta este punto el jefe de personal tiene suficiente información como para escoger los mejores candidatos al puesto y presentar al superior, una tabla resumen como se muestra en el cuadro No. 3.12. con una terna, para que el superior al puesto vacante lo entreviste.

Es importante que el supervisor inmediato al puesto vacante evalúe algunos aspectos, especialmente habilidades y conocimientos técnicos, del postulante.

Cuadro No. 3.12.

Resultados de la selección de personal.

Variables	POSTULANTES
	RENÁN TORREZ	VICTOR SALAZAR	MARIA VALDEZ
Años de experiencia	0	10	4
Educación	Licenciatura	Licenciatura	Egresado
Edad	24	35	29
Puntuación en pruebas	76/100	85/100	79
Conoce el puesto	Bien	Excelente	Muy bien
Antecedentes laborales	Ninguno	Aceptable	Estable
Disponibilidad	Inmediata	2 semanas	1 semana

Fuente: Elaboración propia, con datos irreales para ejemplificar su aplicación.

El supervisor entrevistará primero al candidato que mayor puntuación tenga, indagando en temas específicos. Si el candidato satisface las expectativas del supervisor, este recomendará la contratación del solicitante. En caso contrario, se pasa al siguiente candidato hasta terminar con la terna. Si ningún candidato colmará las expectativas del supervisor, este solicitará otra terna.

VERIFICACIÓN DE DATOS.

Como una política de la empresa en materia de reclutamiento y selección personal, se exige la verificación de la información que el candidato presenta a la empresa.

Los puntos a ser comprobados son los antecedentes laborales y las referencias personales, en forma aleatoria, para eliminar la susceptibilidad de que los antecedentes laborales y las referencias personales han sido suministrados por amigos y familiares del solicitante.

ENTREVISTA DE SELECCIÓN.

La entrevista personal es el factor que más influye en la decisión final respecto de la aceptación o no de un candidato al empleo.

El jefe de personal, tiene como objetivo responder a dos preguntas generales:

 Puede el candidato desempeñar el puesto?
 Cómo se compara con respecto a otras personas que han solicitado el puesto?

Existen cuatro tipos de entrevistas, que son:

a) No estructurada.
b) Estructurada.
c) Solución de problemas.
d) Provocación de tensión.

El utilizar un tipo de entrevista u otra depende exclusivamente del puesto. Los puestos en los que se trabaja bajo una constante presión, deben ser probadas en las mismas circunstancias de tensión de la vida real.

A continuación se presenta un fragmento de las preguntas de una entrevista estructurada:

1. Cómo emplea su tiempo libre? Qué pasatiempos tiene?
2. Cómo describiría el trabajo ideal para usted?
3. Qué lo motivo para solicitar empleo en nuestra empresa?
4. Cuando se encontraba estudiando, Cuáles eran sus clases favoritas?
5. Qué motivos lo llevaron a escoger su actividad o profesión actual?
6. Conoce usted los productos de nuestra empresa?
7. Qué características se gustaría encontrar en su jefe?
8. Con que frecuencia considera usted que debe ser promovido?
9. Planea continuar sus estudios?
10. Cuáles han sido sus empleos favoritos? Por qué?
11. En qué consistía su empleo anterior?
12. Cómo describiría sus objetivos personales?
13. Estima suficiente su experiencia laboral actual?
14. Cuándo puede empezar a trabajar?

PRUEBAS DE PERSONALIDAD.

Las pruebas de personalidad pretenden analizar los diversos rasgos determinados por el carácter (rasgos adquiridos) y por el temperamento (rasgos innatos). Estas pruebas deberán ser específicas para investigar determinados rasgos o aspectos de la personalidad como equilibrio emocional, interés, frustraciones, ansiedad, agresividad, nivel de motivación, etc.

PRUEBAS PSICOMÉTRICAS

Las pruebas psicométricas son una medida objetiva y estandarizada de una muestra de comportamiento. En general, se refiere a capacidades, aptitudes, intereses o características del comportamiento humano.

Incluye la determinación de la cantidad de capacidades, aptitudes, intereses o características del comportamiento del candidato.

Estas pruebas pueden proyectarse para medir la elegibilidad de admisión, transferencia, ascenso, capacitación, y pueden incluir medidas de inteligencia general, aprendizaje, aptitudes mecánicas, administrativa, etc., destreza, coordinación, intereses ocupacionales y actitudes.
Existen varias pruebas psicológicas que se pueden aplicar, pero la más completa es la Teoría Multifactorial de Thurstone, que valora los siguientes factores:

 Comprensión verbal.
 Fluidez verbal.
 Numérico.
 Relaciones espaciales.
 Memoria asociativa.
 Rapidez perceptual.
 Raciocinio.

PRUEBAS DE CONOCIMIENTOS O CAPACIDAD.

Las pruebas de conocimiento o de capacidad tienen como objetivo evaluar el grado de nociones, conocimientos y habilidades adquiridos mediante el estudio, la práctica o el ejercicio.

Las etapas que el candidato debe superar son:

i) ORALES.
Son preguntas y respuestas orales.

ii) ESCRITAS.
Son preguntas y respuestas escritas.

iii) PRÁCTICAS.
Es la ejecución de un trabajo como: prueba de mecanografía, taquigrafía, manejo de un vehículo, manejo de una máquina.

APLICACIÓN DE PRUEBAS.

Las pruebas de idoneidad son instrumentos para evaluar la competitividad entre los aspirantes y los requerimientos del puesto. Las pruebas que se aplicarán a los candidatos son:

 Pruebas de conocimientos o capacidad.
 Pruebas psicométricas.
 Pruebas de personalidad.

SELECCIÓN INICIAL.

Una vez que se han recibido las solicitudes de empleo, se procede a una selección o clasificación de los candidatos de acuerdo al puesto de trabajo al que aspiran, ya que con seguridad se tendrá solicitudes a puestos que no se solicitaron.

La selección inicial consiste en la comparación de las cualidades de los candidatos con las especificaciones de los puestos.

Figura No. 3.10. Proceso de selección de recursos humanos.

A los candidatos que pasan esta selección inicial se le aplica las pruebas de idoneidad y posteriormente la entrevista de selección.

EJECUCIÓN DEL ENTRENAMIENTO.

La tercera etapa del proceso de entrenamiento, es la ejecución del entrenamiento que consiste en la relación del binomio Entrenador/Aprendiz.

a) APRENDIZ.
Los aprendices son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa y que necesitan aprender, o mejorar los conocimientos que tienen sobre alguna actividad o trabajo.

b) ENTRENADOR.
Los entrenadores son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa, expertos o especializados en determinada actividad o trabajo, que transmiten sus conocimientos de manera organizada a los aprendices.

Así, los aprendices podrán ser obreros de planta, jefes o gerentes, y también los instructores podrán ser obreros de planta, jefes o gerentes.

PROCESO DE SELECCIÓN.

El proceso de selección consiste en una serie de pasos específicos que se emplean para decidir qué solicitantes deben ser contratados. El proceso se inicia en el momento en que una persona solicita un empleo y termina cuando se produce la decisión de contratar a uno de los solicitantes.

El proceso de selección se basa en tres elementos esenciales, la información que brinda:

a) Análisis de puestos.
Proporciona la descripción de tareas, las especificaciones humanas y los niveles de desempeño que requiere cada puesto.

b) Planes de recursos humanos.
Los planes a corto y largo plazo, permiten conocer las vacantes futuras con cierta precisión, y permiten asimismo conducir el proceso de selección en forma lógica y ordenada.

c) Candidatos.
Son esenciales para disponer de un grupo de personas entre las cuales se puede escoger.

Si se obtienen informes confiables de los análisis de puestos, si los planes de recursos humanos son adecuados y la calidad básica del grupo de solicitantes es alta, el proceso de selección puede llevarse en condiciones óptimas.

Hay otros elementos adicionales en el proceso de selección, que también deben ser considerados: la oferta limitada de empleo, las políticas reclutamiento y selección de la empresa y el marco legal en el que se inscribe toda la actividad. En la figura No. 3.9. se observa esta situación.

Figura No. 3.9. Bases y limitaciones del proceso de selección.

Fuente: Elaboración propia.

El proceso de selección como se puede observar en la figura No. 3.10. consta de las seis etapas siguientes:

a) Selección inicial.
b) Aplicación de pruebas.
c) Entrevista de selección.
d) Verificación de datos.
e) Entrevista con el superior.
f) Examen médico.